Planification participative et Auto-planification

La planification participative, via l’application «auto-planification», permet à vos collaborateurs d’avoir un meilleur aperçu de leurs plannings et de leurs disponibilités. L’auto-planification est un terme connu et utilisé par beaucoup, et qui pourtant ne signifie pas la même chose pour tous. Il n'en existe pas de définition uniforme. Certains font référence à ce que l’on appelle le « modèle suédois », qui ne met pas en application les conventions collectives et la loi sur la durée du travail. D’autres parlent d’auto-planification ou de planification participative pour décrire le processus suivant : l’employeur communique à ses collaborateurs les tâches à réaliser et le nombre de personnes nécessaires à leur réalisation, puis ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui définissent sur cette base leurs propres plannings de travail.
 

Pour d'autres encore, l’auto-planification recouvre un sens plus restreint : via internet, les collaborateurs peuvent consulter leurs propres plannings, y apporter des modifications, et indiquer des préférences concernant leurs horaires de travail.

Chez Paralax, nous considérons que l’auto-planification est le mode de collaboration optimal entre la direction, les responsables de la planification, les employés et même, éventuellement, les clients. Naturellement, il ne s'agit pas seulement de prendre en compte les souhaits et les besoins de vos collaborateurs ; le planning établi doit également vous permettre d’atteindre vos objectifs d’entreprise. C’est la raison pour laquelle nous préférons parler de planification participative plutôt que d’auto-planification. Nous savons par expérience que la mise en œuvre de l'auto-planification au sein d’une entreprise a un impact considérable sur l’entreprise elle-même, ses collaborateurs, ses processus de travail, et les systèmes informatiques impliqués. Et que cela nécessite une approche systématique pour que les objectifs visés soient effectivement atteints.

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Consulter le planning en ligne via l’application «auto-planification»

Rostar CAS permet aux collaborateurs d’une entreprise de consulter leurs propres plannings, de faire leurs demandes de congés, de communiquer leurs disponibilités ou d’échanger des tâches à réaliser, et tout cela en ligne via une application web. À l'aide d’un tableau d'affichage numérique qui permet d’afficher « l’offre » et la « demande », les collaborateurs peuvent échanger des tâches entre eux, reprendre les tâches d’un collègue ou encore communiquer leurs disponibilités pour obtenir davantage de travail. Les planificateurs utilisent aussi ce tableau d’affichage pour proposer aux collaborateurs des tâches à réaliser. Une autre nouveauté est que les collaborateurs disposent de rapports actualisés, comme par exemple un état des lieux à jour de leurs congés. L'application internet permet aussi, le cas échéant, d’intégrer le planning avec l’agenda numérique privé des collaborateurs, par exemple dans leur smartphone. Et leur donne ainsi les moyens d’avoir un meilleur aperçu de leurs plannings et de leurs disponibilités.

Les variantes possibles de la planification participative sont les suivantes :

  1. La planification préférentielle (le planificateur tient compte autant que possible des préférences indiquées par les collaborateurs)
  2. La planification par inscription (le planificateur définit le planning des tâches à réaliser ; les collaborateurs qui ont les compétences demandées peuvent s’inscrire pour réaliser ces tâches)
  3. Une combinaison des deux (planification préférentielle et planification par inscription)
  4. L’auto-planification intégrale (l’équipe, le service ou les collaborateurs définissent eux-mêmes leurs plannings de travail en respectant les effectifs minimum et maximum définis par leurs responsables)

La planification du personnel est un processus qui se déroule par étapes. Durant la phase de préparation, les besoins en ressources et les ressources disponibles sont déterminés à l’aide du planning prévisionnel. À ce stade, il est pertinent de savoir quels collaborateurs sont disponibles et à quel moment. Cela peut se faire soit à l’aide d’un modèle prédéfini, soit à l’aide de la planification participative, qui permet aux collaborateurs de communiquer eux-mêmes leurs disponibilités. Le responsable de la planification définit ensuite le planning initial, sur la base des besoins et des disponibilités en ressources et des Indicateurs Clés de Performance propres à l’entreprise.